Agent(e) aux déboursés

Milieu de travail

Relevant de la Direction des finances, les Service de la comptabilité et de la trésorerie sont responsables des opérations comptables (revenus, déboursés, flux de trésorerie), de la tenue des systèmes comptables (comptes et grands livre) et de la préparation des rapports et états financiers.

Rôle et responsabilités

L’agent ou l’agente aux déboursés effectue un ensemble de travaux à caractère comptable reliés au paiement des déboursés de HEC Montréal : rapports de dépenses, demandes de paiement et factures. Elle reçoit, vérifie et traite les comptes à payer reçus et leurs pièces justificatives dans le respect des délais de paiement, des politiques et des procédures en vigueur. Elle saisit et met à jour les données nécessaires au paiement dans le système de gestion intégré, et elle effectue les écritures de journal appropriées. En outre, elle assure les suivis requis auprès des personnes concernées.

Plus spécifiquement, la personne titulaire de cet emploi :

Dans le respect des politiques et des procédures en vigueur, reçoit, vérifie et traite les comptes à payer selon les échéanciers de paiement déterminés : factures de fournisseur, demandes de paiement, relevés de dépenses, demandes d’avance, notes de crédits, etc.

Concilie les demandes de déboursés avec leurs pièces justificatives, procède aux contrôles requis et, le cas échéant, s’assure de l’exactitude du taux de change utilisé; au besoin, communique avec les personnes concernées pour valider des informations, obtenir des pièces manquantes, etc.

Saisit, vérifie et met à jour les données relatives aux dossiers des fournisseurs dans le système intégré de gestion et tient à jour le registre s’y rapportant.

Compile, calcule et vérifie les frais reliés aux services partagées par plusieurs unités (postaux et reprographie) et répartit la dépenses aux services concernés par passerelles informatiques; s’assure que toutes les données ont été incluses dans la mise à jour des fichiers.

À l’aide du système de gestion intégré, saisit et met à jour les données des comptes à payer, puis effectue les entrées de journal appropriées; s’assure que les informations entrées dans le système respectent les procédures et les principes d’intégration établis; veille à la conformité et à la qualité des données.

Consulte les rapports d’anomalies budgétaires, effectue les corrections et les suivis appropriés. De façon proactive, communique avec les personnes concernées pour tout cas particulier et assure les suivis.

Vérifie, met sous enveloppe et envoie les chèques émis par l’École et leurs pièces justificatives.

Dans le respect des procédures de contrôle, procède aux vérifications des états de comptes des fournisseurs importants afin de s’assurer de la comptabilisation de l’ensemble des dépenses et d’éviter le dédoublement des paiements.

Participe au classement, à l’élagage et à l’archivage des différents documents de sa section dans le respect des procédures établies et des normes en vigueur à HEC Montréal.

Répond à toute demande d’information relative à son secteur d’activité. Lorsque requis, effectue les recherches, la cueillette et l’agencement des renseignements afin de répondre aux demandes qui lui sont formulées.

Soumet à son supérieur tout dossier requérant une attention particulière; effectue toute autre tâche à la demande de son supérieur ou nécessitée par ses fonctions, permettant de maintenir ou d’améliorer les services de son secteur de travail.

Profil recherché

Diplôme d’études collégiales en techniques administratives, option finance et un minimum d'une année d'expérience de travail pertinente

Très bonne connaissance de la langue française, parlée et écrite

Bonne connaissance de la langue anglaise, parlée et écrite

Bonne connaissance des logiciels et des environnements technologiques d’usage courant

Intérêt marqué pour l’utilisation de nouvelles technologies

Aptitude pour le service à la clientèle (approche client), tact et diplomatie

Capacité à travailler sous pression et en équipe

Esprit méthodique, rigueur et précision dans le travail

Respect des règles d’éthique relatives à la gestion de dossiers confidentiels

Avantages

23 jours de vacances annuelles après un an de service

16 jours fériés

Horaire estival: 10 vendredis d'été

Aménagement de temps de travail: mode hybride

Programme de formation et de développement plus généreux que le marché

Programme d’assurances collectives

Régime de retraite à prestations déterminées

Accès à un service de télémédecine

HEC Montréal reconnaît l’apport essentiel et nécessaire des femmes, des Autochtones, des minorités visibles ou ethniques, des personnes en situation de handicap et des personnes de toute orientation et identité sexuelle, et s’engage à garantir l’égalité des chances à tous les candidats qualifiés. Des valeurs de respect, d’ouverture et d’inclusion sont communes à l’ensemble de notre communauté.

HEC Montréal applique un programme d’accès à l’égalité en emploi et invite les membres des groupes désignés à indiquer leur appartenance à ces derniers dans leur dossier de candidature.

L’annonce de cet emploi dans les médias externes peut se faire simultanément à l’affichage interne à l’École. Les candidatures internes sont traitées en priorité, conformément à nos procédures. Seules les personnes retenues pour une entrevue recevront une réponse.

Nous vous souhaitons bon succès dans la suite de ce processus.