Agente ou agent de soutien administratif, classe principale

L'emploi d'agente ou d'agent de soutien administratif, classe principale consiste à assurer la coordination d'un ensemble de travaux administratifs d’un secteur d’activités donné. La personne peut également être affectée à une ou plusieurs tâches dont les travaux sont spécialisés et se caractérisent par la complexité, l’expertise et l’autonomie.

Pour connaître les tâches et les attributions caractéristiques de cette classe d'emploi, veuillez consulter le plan de classification du personnel de soutien : https://cpn.gouv.qc.ca/cpnc/negociations/plan-de-classification/personnel-de-soutien/.

De manière plus spécifique, la personne fait partie d’un service qui œuvre tant auprès du personnel enseignant (programmes d’études) que des étudiants (vie étudiante). À ce titre, elle est appelée à exécuter les tâches suivantes :

• Effectuer la gestion des boites courriel du service;
• Assurer la gestion de l’agenda de la direction adjointe des études de laquelle elle relève;
• Répondre à différentes questions d’ordre administratif du personnel enseignant, du personnel du service et de l’association (regroupement) des étudiants;
• Rédiger et diffuser la correspondance destinée notamment aux départements d’enseignements, aux différents services du collège, au regroupement des étudiants et aux collaborateurs externes;
• Collaborer à l’organisation de divers événements organisés par le service, notamment la cérémonie de remise des diplômes et les galas de la vie étudiante, et y participer au besoin;
• Prendre en charge certains dossiers administratifs, dont celui des assistants en langues, des bourses, médailles et prix remis aux étudiants et de l’engagement étudiant, et ce, en collaboration avec nos partenaires internes et externes;
• Prendre en charge la partie administrative du dossier de l’aide financière aux études (AFE);
• Organiser la tenue de rencontres et de réunions et préparer la documentation relative aux comités sous la responsabilité de la direction adjointe des études;
• Assister aux rencontres des comités desquels la direction adjointe des études est responsable et en effectuer les procès-verbaux ou comptes rendus;
• Produire et mettre en page des documents, des lettres, des tableaux et des présentations, à l’aide d’outils informatiques tels que Word, Excel, PowerPoint, etc.;
• Effectuer la révision linguistique des documents, dont certains pouvant être présentés aux différentes instances du collège ou à des organismes externes;
• Produire la documentation administrative pour le service;
• Effectuer le classement et l’archivage des documents du service;
• Assurer le suivi de dossiers en lien avec l’application de différents règlements, politiques, directives et procédures;
• Commander du matériel et faire des rapports de dépenses pour les employés du service;
• Assister la direction adjointe des études dans la gestion administrative du personnel sous sa responsabilité;
• Participer à l’accueil et, au besoin, à la formation du nouveau personnel du service;
• Au besoin, effectuer le remplacement de l’agente de soutien administratif responsable du comptoir d’accueil des étudiants;
• Effectuer toute autre tâche connexe.

Exigences : Scolarité et expérience

Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d'études dont l'équivalence est reconnue par l'autorité compétente.

Et

Avoir six (6) années d'expérience pertinente Tests requis : Test de français niveau avancé, note de passage établie à 60 %
Test d'Excel niveau débutant, note de passage établie à 60 %
Test de Word niveau débutant, note de passage établie à 60 % Remarques : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue.

RENSEIGNEMENTS UTILES POUR LES CANDIDATS OU CANDIDATES PROVENANT DE L’EXTÉRIEUR DU QUÉBEC ET DÉSIRANT TRAVAILLER AU CL :

Il n'est pas nécessaire d'avoir un diplôme québécois, mais vous devez avoir obtenu une évaluation comparative délivrée par le ministère de l'Immigration, de la Diversité et de l’Inclusion. https://www.quebec.ca/immigration/travailler-quebec/faire-reconnaitre-competences-acquises-etranger

Si vous postulez d'un appareil mobile (téléphone intelligent, tablette), vous recevrez un courriel d'accusé réception vous demandant de mettre à jour votre dossier en déposant votre CV afin que votre candidature soit prise en considération.

Si votre expérience professionnelle a évolué ou si vous avez de la scolarité additionnelle depuis votre dernière visite, nous vous invitons à joindre votre curriculum vitae afin de faire valoir l'ensemble de votre cheminement professionnel