Réceptionniste, expérience en milieu de travail / Workplace Experience Receptionist -- Temp
CBRE
Date: 13 hours ago
City: Boucherville, Quebec
Contract type: Part time
Boucherville - Quebec - Canada
Nous sommes l’équipe Host! Conçue pour parfaire l’offre de CBRE aux occupants et aux bailleurs, Host a pour mission de créer et de déployer à grande échelle des services technologiques pilotés par des personnes en vue d’améliorer l’efficacité organisationnelle ainsi que le bien-être et la productivité de chacun. Notre mission : permettre à chacun de travailler plus efficacement et avec plaisir.
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
Vous assurerez diverses tâches administratives : réception des appels téléphoniques et messages vocaux, transmission d’informations aux collègues et visiteurs. En tant que premier point de contact, vous représenterez l’organisation et contribuerez à créer une impression positive dès le premier contact. Vos responsabilités incluront la gestion complète de l’accueil et de l’administration : traitement des appels, planification des calendriers, suivi des approbations documentaires, archivage et services de courrier. Vous pourrez également prendre des initiatives dans l’organisation de réunions, le soutien administratif général et divers projets assignés.
RÉSUMÉ DU POSTE
Accueillir les employés et annoncer les clients, les candidats et les visiteurs. Consigner les visiteurs. Demander à quelqu’un d’escorter les invités, le cas échéant. Recevoir et transférer les appels entrants aux boîtes vocales et personnes appropriées.
Coordonner l’installation des salles de conférence et de réunion. Aider à planifier et à préparer les salles de réunions et conférences : réserver les projecteurs et d’autres équipements nécessaires, s’assurer qu’ils fonctionnent bien. Prévoir l’équipement de conférence vidéo ou Web, au besoin.
Coordonner éventuellement les services de restauration pour les réunions et les événements. Négocier les prix et les menus. Obtenir les autorisations pour les dépenses de restauration et vérifie les factures afin d’organiser la facturation au service ou à l’unité commerciale approprié.
S’acquitter des tâches administratives générales liées à la distribution des colis et du courrier, au besoin. Utiliser les systèmes de suivi pour enregistrer le courrier et les colis entrants et sortants; contrôler le courrier. Peser les lettres et colis. Recourir au service de messagerie au besoin. Suivre les procédures de sécurité du site pour le contrôle des livraisons entrantes.
Commander les fournitures de bureau et les autres produits d’usage courant pour l’espace, tel que des accessoires pour le café, des cartouches d’imprimantes, du papier d’imprimante, des accessoires pour les envois postaux.
S’assurer de l’apparence impeccable de l’aire de réception, des salles de réunion, de la cafétéria et des autres aires communes. Faire la demande pour des services ménagers ou d’immeuble, le cas échéant. Inspecter de façon périodique les équipements des aires communes afin qu’ils demeurent en bon état de fonctionnement. Organiser l’entretien ou les réparations d’équipement, le cas échéant.
Tenir un registre des demandes de services et suivre leur état.
Tenir un dossier de services, incluant des services de transport, d’hébergement et des personnes-ressources. Pourra être appelé à organiser des services d’accueil et de soutien pour les visiteurs tels que le transport, des billets, des réservations, etc.
Effectuer les autres tâches assignées.
RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION
Aucune responsabilité de supervision n’est attachée à ce poste.
We are Host! Designed to complement CBRE’s occupier and landlord service offerings, the Host mission is to create and scale people-led, technology-enabled services that increase individual well-being, personal productivity and organizational effectiveness. Put simply: our goal is to help people work smarter and delight in doing it.
Job Summary
This position is responsible for performing various administrative tasks, including answering telephones and voicemails, giving information to employees and guests; often the first point of engagement with employees and visitors. Responsible for making a good first impression for the organization, which can affect the organization's success. Responsible for all administrative/reception needs including but not limited to managing calls, calendar scheduling, document approval processing, documentation, mail services, etc. May require leadership in meeting planning, general administrative support and projects which may be assigned
Essential Duties And Responsibilities
Greets employees and announces clients, applicants, and visitors. Conducts guest registration. Arranges escorts as needed. Receives and directs incoming calls to appropriate personnel and voicemail.
Assists with scheduling and preparing meeting and conference rooms. Coordinates setup of conference/meetings rooms. Arranges for and reserves projectors and other meeting equipment, ensuring equipment is in good operating condition. Arranges video and/or web conferencing as needed.
May Coordinates catering for meeting and events. May negotiate pricing and menus. Secures approvals for catering expenses and reviews invoices to arrange billing to appropriate department or business unit.
Performs general clerical duties associated with distributing packages and mail as required. Uses tracking systems to record inbound and outbound courier, freight and mail. Meters mail. Arranges messenger service as needed. Follows location security procedures for screening inbound deliveries.
Orders office supplies and other common use items for the location, such as café supplies, equipment toner, printer paper, freight and shipping supplies etc.
Maintains neat appearance reception area, conference rooms café and other common areas. Requests building and housekeeping services as needed. Periodically inspects common area equipment to ensure good operating condition. Arranges equipment service as needed.
Maintains records and logs of service requests and tracks their status.
Maintains a file of services including transportation sources, accommodations, and referral contacts. May arrange convenience/hospitality services for guests such as transportation, tickets, reservations, etc.
Performs other duties as assigned.
Supervisory Responsibilities
No formal supervisory responsibilities in this position.
COMPÉTENCES REQUISES
Afin de réussir dans ce rôle, le ou la candidat(e) doit pouvoir exécuter chaque responsabilité de manière satisfaisante. Les critères ci-dessous indiquent les connaissances et compétences requises. Des accommodements raisonnables peuvent être offerts aux personnes en situation de handicap à accomplir leurs tâches essentielles.
FORMATION ET EXPÉRIENCE
Diplôme d’études secondaires ou d’équivalence d’études secondaires (GED) requis. Au plus d’un an d’expérience à titre de réceptionniste, concierge, service à la clientèle ou autre expérience d’accueil, un atout.
CERTIFICATS, LICENCES OU PERMIS
Aucun
COMPÉTENCES EN COMMUNICATION
Capacité à comprendre, à interpréter des instructions, des lettres brèves et des notes de service et à demander des explications afin de s’assurer de sa compréhension. Habileté à rédiger des lettres et des rapports routiniers. La personne doit pouvoir répondre à des demandes normales ou à des plaintes émanant de clients, de collègues et de superviseurs.
À l’aise de rencontrer et d’échanger avec de nouvelles personnes.
Approche chaleureuse et invitante. Capacité de tenir compte des circonstances, de sympathiser et d’offrir de l’aide.
CONNAISSANCES FINANCIÈRES
Capacité à calculer des équations simples, notamment des pourcentages.
CAPACITÉ DE RAISONNEMENT
Capacité à comprendre et à exécuter des directives générales dans une situation normale. Habileté à résoudre des problèmes dans une situation normale. Compétences analytiques de base requises.
Autres compétences et capacités
Expérience intermédiaire de la suite Microsoft Office et des appareils et applications mobiles.
Bonnes compétences organisationnelles. Capacité à travailler selon un horaire flexible en fonction des besoins du bureau. Capacité d’offrir de l’aide physique et de soulever des charges de 30 livres. Aptitudes avancées pour la résolution de problèmes. Excellente capacité d’adaptation et flexibilité.
Capacité à travailler de façon autonome avec peu de supervision.
PORTÉE DE LA RESPONSABILITÉ
Prise de décision en fonction d’une connaissance générale des procédures et des politiques de l’entreprise afin d’atteindre les objectifs et les dates butoirs. Une erreur de jugement peut avoir des répercussions à court terme sur ses collègues et son superviseur.
SÉCURITÉ
Qualifications
To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill, and/or ability required. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
EDUCATION And EXPERIENCE
HS Diploma or GED required. A minimum of 0-1 year Front Desk, Concierge, customer service or other hospitality experience is preferred.
CERTIFICATES and/or LICENSES
None.
Communication Skills
Ability to comprehend and interpret instructions, short correspondence, and memos and ask clarifying questions to ensure understanding. Ability to write routine reports and correspondence. Ability to respond to common inquiries or complaints from clients, co-workers, and/or supervisor.
Comfortable meeting and engaging with new people.
Warm and engaging demeanor. Ability to assess circumstances, empathize and offer help.
FINANCIAL KNOWLEDGE
Ability to calculate simple figures such as percentages.
REASONING ABILITY
Ability to understand and carry out general instructions in standard situations. Ability to solve problems in standard situations. Requires basic analytical skills.
OTHER SKILLS And/or ABILITIES
Intermediate skills with Microsoft Office Suite, handheld mobile technologies and applications; .
Good organizational skills. Ability to work flexible work schedules based on office needs. Physical ability to assist. Able to lift 30 lbs. Strong problem-solving skills. Highly adaptable and flexible.
Ability to work independently with little supervision.
SCOPE OF RESPONSIBILITY
Decisions made with general understanding of procedures and company policies to achieve set results and deadlines. Errors in judgment may cause short-term impact to co-workers and supervisor.
SAFETY
Equal Employment Opportunity Statement: CBRE is an equal opportunity employer who welcomes and encourages application from all persons regardless of race, creed, ancestry, national or ethnic origin, colour, age, religion, sex, sexual orientation, family status, gender identity or expression, disability or any other status or condition protected by applicable federal, provincial or territorial law.
Candidate Accommodations: CBRE values the differences of all current and prospective employees and recognizes how every employee contributes to our company’s success. CBRE provides reasonable accommodations in job application procedures for individual with disabilities. If you require assistance due to a disability in the application or recruitment process, please submit a request via email at [email protected] or via telephone at Via telephone at +1 866 388 4346 (Canada) and +1 866 225 3099 (U.S.)
Service line: GWS Segment
Nous sommes l’équipe Host! Conçue pour parfaire l’offre de CBRE aux occupants et aux bailleurs, Host a pour mission de créer et de déployer à grande échelle des services technologiques pilotés par des personnes en vue d’améliorer l’efficacité organisationnelle ainsi que le bien-être et la productivité de chacun. Notre mission : permettre à chacun de travailler plus efficacement et avec plaisir.
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
Vous assurerez diverses tâches administratives : réception des appels téléphoniques et messages vocaux, transmission d’informations aux collègues et visiteurs. En tant que premier point de contact, vous représenterez l’organisation et contribuerez à créer une impression positive dès le premier contact. Vos responsabilités incluront la gestion complète de l’accueil et de l’administration : traitement des appels, planification des calendriers, suivi des approbations documentaires, archivage et services de courrier. Vous pourrez également prendre des initiatives dans l’organisation de réunions, le soutien administratif général et divers projets assignés.
RÉSUMÉ DU POSTE
Accueillir les employés et annoncer les clients, les candidats et les visiteurs. Consigner les visiteurs. Demander à quelqu’un d’escorter les invités, le cas échéant. Recevoir et transférer les appels entrants aux boîtes vocales et personnes appropriées.
Coordonner l’installation des salles de conférence et de réunion. Aider à planifier et à préparer les salles de réunions et conférences : réserver les projecteurs et d’autres équipements nécessaires, s’assurer qu’ils fonctionnent bien. Prévoir l’équipement de conférence vidéo ou Web, au besoin.
Coordonner éventuellement les services de restauration pour les réunions et les événements. Négocier les prix et les menus. Obtenir les autorisations pour les dépenses de restauration et vérifie les factures afin d’organiser la facturation au service ou à l’unité commerciale approprié.
S’acquitter des tâches administratives générales liées à la distribution des colis et du courrier, au besoin. Utiliser les systèmes de suivi pour enregistrer le courrier et les colis entrants et sortants; contrôler le courrier. Peser les lettres et colis. Recourir au service de messagerie au besoin. Suivre les procédures de sécurité du site pour le contrôle des livraisons entrantes.
Commander les fournitures de bureau et les autres produits d’usage courant pour l’espace, tel que des accessoires pour le café, des cartouches d’imprimantes, du papier d’imprimante, des accessoires pour les envois postaux.
S’assurer de l’apparence impeccable de l’aire de réception, des salles de réunion, de la cafétéria et des autres aires communes. Faire la demande pour des services ménagers ou d’immeuble, le cas échéant. Inspecter de façon périodique les équipements des aires communes afin qu’ils demeurent en bon état de fonctionnement. Organiser l’entretien ou les réparations d’équipement, le cas échéant.
Tenir un registre des demandes de services et suivre leur état.
Tenir un dossier de services, incluant des services de transport, d’hébergement et des personnes-ressources. Pourra être appelé à organiser des services d’accueil et de soutien pour les visiteurs tels que le transport, des billets, des réservations, etc.
Effectuer les autres tâches assignées.
RESPONSABILITÉS DE SUPERVISION
Aucune responsabilité de supervision n’est attachée à ce poste.
We are Host! Designed to complement CBRE’s occupier and landlord service offerings, the Host mission is to create and scale people-led, technology-enabled services that increase individual well-being, personal productivity and organizational effectiveness. Put simply: our goal is to help people work smarter and delight in doing it.
Job Summary
This position is responsible for performing various administrative tasks, including answering telephones and voicemails, giving information to employees and guests; often the first point of engagement with employees and visitors. Responsible for making a good first impression for the organization, which can affect the organization's success. Responsible for all administrative/reception needs including but not limited to managing calls, calendar scheduling, document approval processing, documentation, mail services, etc. May require leadership in meeting planning, general administrative support and projects which may be assigned
Essential Duties And Responsibilities
Greets employees and announces clients, applicants, and visitors. Conducts guest registration. Arranges escorts as needed. Receives and directs incoming calls to appropriate personnel and voicemail.
Assists with scheduling and preparing meeting and conference rooms. Coordinates setup of conference/meetings rooms. Arranges for and reserves projectors and other meeting equipment, ensuring equipment is in good operating condition. Arranges video and/or web conferencing as needed.
May Coordinates catering for meeting and events. May negotiate pricing and menus. Secures approvals for catering expenses and reviews invoices to arrange billing to appropriate department or business unit.
Performs general clerical duties associated with distributing packages and mail as required. Uses tracking systems to record inbound and outbound courier, freight and mail. Meters mail. Arranges messenger service as needed. Follows location security procedures for screening inbound deliveries.
Orders office supplies and other common use items for the location, such as café supplies, equipment toner, printer paper, freight and shipping supplies etc.
Maintains neat appearance reception area, conference rooms café and other common areas. Requests building and housekeeping services as needed. Periodically inspects common area equipment to ensure good operating condition. Arranges equipment service as needed.
Maintains records and logs of service requests and tracks their status.
Maintains a file of services including transportation sources, accommodations, and referral contacts. May arrange convenience/hospitality services for guests such as transportation, tickets, reservations, etc.
Performs other duties as assigned.
Supervisory Responsibilities
No formal supervisory responsibilities in this position.
COMPÉTENCES REQUISES
Afin de réussir dans ce rôle, le ou la candidat(e) doit pouvoir exécuter chaque responsabilité de manière satisfaisante. Les critères ci-dessous indiquent les connaissances et compétences requises. Des accommodements raisonnables peuvent être offerts aux personnes en situation de handicap à accomplir leurs tâches essentielles.
FORMATION ET EXPÉRIENCE
Diplôme d’études secondaires ou d’équivalence d’études secondaires (GED) requis. Au plus d’un an d’expérience à titre de réceptionniste, concierge, service à la clientèle ou autre expérience d’accueil, un atout.
CERTIFICATS, LICENCES OU PERMIS
Aucun
COMPÉTENCES EN COMMUNICATION
Capacité à comprendre, à interpréter des instructions, des lettres brèves et des notes de service et à demander des explications afin de s’assurer de sa compréhension. Habileté à rédiger des lettres et des rapports routiniers. La personne doit pouvoir répondre à des demandes normales ou à des plaintes émanant de clients, de collègues et de superviseurs.
À l’aise de rencontrer et d’échanger avec de nouvelles personnes.
Approche chaleureuse et invitante. Capacité de tenir compte des circonstances, de sympathiser et d’offrir de l’aide.
CONNAISSANCES FINANCIÈRES
Capacité à calculer des équations simples, notamment des pourcentages.
CAPACITÉ DE RAISONNEMENT
Capacité à comprendre et à exécuter des directives générales dans une situation normale. Habileté à résoudre des problèmes dans une situation normale. Compétences analytiques de base requises.
Autres compétences et capacités
Expérience intermédiaire de la suite Microsoft Office et des appareils et applications mobiles.
Bonnes compétences organisationnelles. Capacité à travailler selon un horaire flexible en fonction des besoins du bureau. Capacité d’offrir de l’aide physique et de soulever des charges de 30 livres. Aptitudes avancées pour la résolution de problèmes. Excellente capacité d’adaptation et flexibilité.
Capacité à travailler de façon autonome avec peu de supervision.
PORTÉE DE LA RESPONSABILITÉ
Prise de décision en fonction d’une connaissance générale des procédures et des politiques de l’entreprise afin d’atteindre les objectifs et les dates butoirs. Une erreur de jugement peut avoir des répercussions à court terme sur ses collègues et son superviseur.
SÉCURITÉ
- Terminer avec succès toutes les formations obligatoires et prescrites de santé, de sécurité et d’environnement (SSE).
- Respecter en tout temps l’ensemble des politiques et procédures relatives aux activités, y compris toutes les exigences liées à la SSE.
- Participer à tous les programmes et activités liés à la SSE selon les besoins, y compris les enquêtes sur les incidents, les entretiens, l’audit et l’évaluation, etc.
- Signaler toute condition qui, selon vous, pourrait entraîner un accident ou des blessures ou encore arrêter le travail si nécessaire.
- Connaître et comprendre toutes les pratiques et procédures de travail sécuritaires et les dangers associés à l’environnement de travail.
- Entretenir et porter en tout temps l’équipement de protection individuelle (EPI) requis.
- Appliquer à tout moment des techniques de manutention appropriées.
- N’utiliser l’équipement et les machines de l’entrepôt (p. ex. : transpalettes, monte-personnes, etc.) que si la personne est correctement formée, qualifiée et autorisée à le faire.
Qualifications
To perform this job successfully, an individual must be able to perform each essential duty satisfactorily. The requirements listed below are representative of the knowledge, skill, and/or ability required. Reasonable accommodations may be made to enable individuals with disabilities to perform the essential functions.
EDUCATION And EXPERIENCE
HS Diploma or GED required. A minimum of 0-1 year Front Desk, Concierge, customer service or other hospitality experience is preferred.
CERTIFICATES and/or LICENSES
None.
Communication Skills
Ability to comprehend and interpret instructions, short correspondence, and memos and ask clarifying questions to ensure understanding. Ability to write routine reports and correspondence. Ability to respond to common inquiries or complaints from clients, co-workers, and/or supervisor.
Comfortable meeting and engaging with new people.
Warm and engaging demeanor. Ability to assess circumstances, empathize and offer help.
FINANCIAL KNOWLEDGE
Ability to calculate simple figures such as percentages.
REASONING ABILITY
Ability to understand and carry out general instructions in standard situations. Ability to solve problems in standard situations. Requires basic analytical skills.
OTHER SKILLS And/or ABILITIES
Intermediate skills with Microsoft Office Suite, handheld mobile technologies and applications; .
Good organizational skills. Ability to work flexible work schedules based on office needs. Physical ability to assist. Able to lift 30 lbs. Strong problem-solving skills. Highly adaptable and flexible.
Ability to work independently with little supervision.
SCOPE OF RESPONSIBILITY
Decisions made with general understanding of procedures and company policies to achieve set results and deadlines. Errors in judgment may cause short-term impact to co-workers and supervisor.
SAFETY
- Complete at a satisfactory level all required and assigned HSE training
- Follow all activity policies and procedures, including all HSE related requirements at all times
- Participate in all HSE related programs & activities as required, including incident investigations, interviews, auditing and assessment, etc.
- Report any condition which you feel could result in an accident or injury and / or stop work if required
- Be aware of and understand all safe work practices and procedures and potential hazards associated with the work environment
- Maintain and wear at all times required appropriate personal protective equipment (PPE)
- Apply appropriate material handling techniques at all times,
- Only operate warehouse equipment and machinery (e.g. pallet jacks, manlifts, etc.) if properly trained, qualified and authorized to do so
Equal Employment Opportunity Statement: CBRE is an equal opportunity employer who welcomes and encourages application from all persons regardless of race, creed, ancestry, national or ethnic origin, colour, age, religion, sex, sexual orientation, family status, gender identity or expression, disability or any other status or condition protected by applicable federal, provincial or territorial law.
Candidate Accommodations: CBRE values the differences of all current and prospective employees and recognizes how every employee contributes to our company’s success. CBRE provides reasonable accommodations in job application procedures for individual with disabilities. If you require assistance due to a disability in the application or recruitment process, please submit a request via email at [email protected] or via telephone at Via telephone at +1 866 388 4346 (Canada) and +1 866 225 3099 (U.S.)
Service line: GWS Segment
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