Office Administrator

Titre du poste : Administrateur(trice) de bureau

Lieu : Montréal, QC (Présentiel)

Type de poste : Temps partiel (30 heures/semaine)

Taux horaire : 18 $ à 20 $/heure

Responsabilités

– Superviser l’organisation et la propreté de l’ensemble du bureau sur les 3 étages

– Assurer l’entretien de la cuisine, des salles de bain et des espaces communs

– Préparer et nettoyer les espaces de déjeuner chaque jour

– Commander et approvisionner chaque semaine les fournitures de bureau, de cuisine et de salle de bain

– Arroser les plantes, vérifier les ampoules et signaler les besoins d’entretien général

– Suivre, recevoir et organiser les envois entrants et sortants

– Maintenir un inventaire précis des fournitures de bureau et des fournitures générales

– Gérer les achats de base pour les besoins internes (approuvés au préalable par le gestionnaire)

– Assurer la liaison avec les fournisseurs et gérer les comptes associés

– Suivre les dépenses liées au bureau et maintenir des dossiers organisés pour la comptabilité

– Réserver les salles de réunion et envoyer les invitations de calendrier pour les réunions internes et externes

– Fournir un soutien administratif aux gestionnaires et aux chefs de projet

– Apporter un soutien occasionnel à l’organisation d’événements ou à la logistique (par exemple, démonstrations, événements d’équipe)

Exigences

– 1+ an d’expérience dans un rôle en administration de bureau, en gestion des installations ou en logistique

– Maîtrise de l’anglais et du français (oral et écrit)

– Excellentes compétences en organisation et en gestion multitâche

– Familiarité avec des outils comme Google Workspace et les feuilles de calcul

– Expérience dans la gestion des envois, des stocks et de la coordination des fournitures

– Autonome, avec une approche proactive et fiable

Atouts

– Expérience dans une startup ou un environnement de travail dynamique

– Familiarité avec la coordination des fournisseurs et la tenue de dossiers liés au bureau

– Expérience dans le soutien aux événements internes ou à la logistique

Pourquoi ce poste est formidable ?

Une équipe exceptionnelle de personnes talentueuses, dans une culture conviviale et ouverte.

Pas de managers incompétents, pas d’outils inutiles, pas d’horaires de travail rigides.

Pas de perte de temps dans les processus d’entreprise, de réelles responsabilités et de l’autonomie.

Élargissez vos connaissances sur diverses industries commerciales.

Créez du contenu qui aidera nos utilisateurs au quotidien.

De réelles responsabilités et des défis au sein d'une entreprise en pleine évolution.

Location: Montreal, QC (On-Site)

Job Type: Part-time (30 hours/week)

Hourly Rate: $18–$20/hour

About Haply Robotics

Haply Robotics builds advanced haptic devices that transform how people interact with technology. We’re looking for a reliable and organized Office Administrator to manage our three-floor office, support operations, and contribute to a productive and welcoming workspace.

Responsibilities

• Oversee office-wide organization and cleanliness across all 3 floors
• Maintain kitchen, bathrooms, and shared spaces
• Prepare and clean up lunch areas daily
• Order and stock office, kitchen, and bathroom supplies weekly
• Water plants, check light bulbs, and flag general maintenance needs
• Track, receive, and organize incoming and outgoing shipments
• Maintain accurate inventory of office and general supplies
• Handle basic procurement for internal needs (pre-approved by manager)
• Liaise with suppliers and manage related accounts
• Track office-related expenses and maintain organized records for finance
• Book meeting rooms and send calendar invites for internal and external meetings
• Provide admin support to managers and project leads
• Support with occasional event setup or logistics (e.g. demos, team events)

Requirements

• 1+ years of experience in an office administration, facilities, or logistics role
• Proficient in English and French (spoken and written)
• Strong organizational and multitasking skills
• Familiarity with tools like Google Workspace and spreadsheets
• Experience managing shipments, inventory, and supply coordination
• Self-starter with a proactive and reliable approach

Nice-to-Haves

• Experience in a startup or fast-paced work environment
• Familiarity with vendor coordination and office-related recordkeeping
• Experience supporting internal events or logistics

What's great in the job?

Great team of smart people, in a friendly and open culture

No dumb managers, no stupid tools to use, no rigid working hours

No waste of time in enterprise processes, real responsibilities and autonomy

Expand your knowledge of various business industries

Create content that will help our users on a daily basis

Real responsibilities and challenges in a fast evolving company