Adjoint(e) Administratif(ve) principal(e)

Saviez-vous que VIA Rail a d’ambitieux projets de modernisation de ses services et de ses infrastructures? Qu'il s'agisse de notre nouvelle flotte de trains ultramodernes, ou de nos projets d'amélioration continue de nos infrastructures, nous préparons l'avenir du transport au Canada. Faire partie de VIA Rail c’est faire partie d’un effort collectif en mobilité durable.

L’Adjoint(e) Administratif(ve) Principal(e) assure un soutien administratif à deux Chefs—le Chef de la stratégie et l’Avocat général—ainsi qu’à leurs équipes respectives. En collaborant étroitement avec les deux dirigeants et leurs équipes, l’adjoint(e) joue un rôle clé dans l’optimisation des opérations et le renforcement de la coopération interservices.

Responsabilités

• Gestion de l’agenda et des déplacements : Planifier, coordonner et superviser efficacement les rendez-vous, réunions et voyages d’affaires afin d’optimiser les horaires et garantir des arrangements logistiques fluides. Anticiper de manière proactive les conflits d’horaire et les besoins de déplacement pour améliorer la productivité et assurer le bon déroulement des opérations.
• Agir en tant que point de contact principal entre les Chefs et les différents départements, partenaires externes et parties prenantes. Faciliter la circulation fluide de l’information, garantir l’alignement des objectifs et renforcer les relations professionnelles afin de favoriser la collaboration et l’efficacité à tous les niveaux de l’organisation.
• Rédiger des comptes rendus, des rapports, des présentations et des lettres avec précision et clarté. Veiller à ce que les documents soient bien structurés, formatés de manière professionnelle et conformes aux normes organisationnelles. Effectuer des révisions approfondies pour améliorer la lisibilité et l’efficacité tout en garantissant l’exactitude du contenu et du message.
• Contribuer activement à la planification, à la coordination et à l’exécution de projets et d’événements d’équipe. Assurer une logistique fluide, encourager l’engagement et soutenir la réussite des initiatives en collaborant avec les parties prenantes et en anticipant les besoins organisationnels.
  
  

Requis

• Diplôme d'études collégiales en administration et un minimum de huit (8) ans d'expérience en tant qu'adjointe administrative d'un cadre supérieur, de préférence dans une grande organisation.
• Maîtrise de MS Office (TEAMS, Powerpoint, Excel, Word, Outlook) et connaissance de SharePoint et de Oracle est un atout.
• Capacité à rechercher et à apprendre de nouvelles technologies si nécessaire.
• Excellentes aptitudes à la communication orale et écrite dans les deux langues officielles.
  
  

Compétences

• Souci du détail
• Capacité à travailler simultanément sur plusieurs priorités et être agile
• Respect des délais définis
• Solides compétences en matière d'organisation et de communication écrite et orale
• Haut niveau de tact et de discrétion dans le traitement de détails de nature hautement confidentielle et critique.
  
  

Chez VIA Rail, nous sommes fiers de souscrire au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et nous travaillons à former des équipes qui reflètent la diversité qui compose la société canadienne. Nous visons à éliminer les obstacles à l’accessibilité en emploi et aspirons à offrir un environnement de travail inclusif et équitable où chaque personne est valorisée, quelles que soient son identité ou ses différences, afin de lui permettre de réaliser son plein potentiel.

Si vous avez besoin d’assistance pour rendre plus accessible le processus de recrutement pour lequel vous postulez, veuillez nous aviser. Des mesures d’adaptation peuvent être offertes aux personnes qui en font la demande à n’importe quelle étape du processus de recrutement. Tous les renseignements reçus concernant les mesures d’adaptation demeureront confidentiels.

Notez que nous contacterons uniquement les personnes dont la candidature sera retenue pour une entrevue.

Joignez-vous à nos 3 000 employés et contribuez, vous aussi, à offrir une façon sécuritaire, accessible et écoresponsable de voyager!