Sr. Bilingual Analyst, Lease Administration

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Job Title: Senior Bilingual Analyst (Bilingual – English/French)

Reports to: Senior Manager, Lease Administration

Location: 400 Ave. St. Croix, St. Laurent, Province of Québec

Role Mandate:

The Bilingual Senior Analyst is responsible for the full-cycle administration and maintenance oversight of retail store leases across Québec. This bilingual role serves as the key liaison between landlords, internal departments, insurance adjusters, and external vendors to ensure compliance with lease terms, resolution of lease and maintenance issues, cost accuracy, and the support of ongoing operations. The position requires strong lease interpretation skills, negotiation expertise, and cross-functional collaboration to uphold operational excellence across all banners in the province.

Key Accountabilities:

• Lease Administration
• Monitor and ensure timely lease renewals and amendments in coordination with real estate and operations teams.
• Review and reconcile landlord cost statements (rent, CAM, percentage rent, taxes) and negotiate fair charges in line with lease provisions.
• Maintain accurate lease data and documentation, including estoppel certificates, consent letters, and renewal notices.
• Perform desk audits of common area maintenance and tax charges, and conduct in-depth reviews as needed.
• Administer seasonal retail programs (e.g., garden centres) and coordinate municipal approvals where required.
• Landlord and Maintenance Management
• Serve as the main contact for landlord issues, including structural concerns, drainage, roofing, and internal/common area repairs.
• Review and approve landlord chargebacks and capital expenditures; determine appropriate cost-sharing and amortization.
• Interpret lease obligations related to repairs and maintenance for landlords, store staff, insurance adjusters, and other stakeholders.
• Manage property insurance claims in collaboration with third-party adjusters and risk management.
• Property Closures and Landbank Oversight
• Oversee lease surrender processes and store closures, including contractor coordination and landlord walkthroughs.
• Ensure vacant land and buildings are maintained with inspections, landscaping, and risk protocols in place.
• Support management of Shoppers-owned multi-tenant and Landbank properties, ensuring efficient operations and tenant satisfaction.
  
  

• Cross-functional Collaboration
• Partner with construction, legal, finance, and maintenance departments to resolve disputes, document lease concerns, and streamline operations.
• Liaise with ClaimsPro insurance adjusters, municipal officials, and internal stakeholders to manage property and lease-related matters.
  

Role Requirements:

• Willingness to travel within the province as needed.
• 3 to 5+ years of experience in lease administration and/or property management.
• Bilingual proficiency in French and English (written and verbal) is required.
• Strong understanding of lease agreements, maintenance obligations, CAM charges, and property law.
• Familiarity with building systems (HVAC, life safety, drainage) and insurance claim processes.
• Post-secondary education in Real Estate, Business Administration, Legal Studies, or related discipline.
• Excellent negotiation, analytical, and interpersonal skills.
• High organizational capability with the ability to prioritize and manage multiple complex tasks.
  
  

Titre du poste : Analyste principal(e) bilingue (bilingue : anglais/français)

Supérieur immédiat : Gestionnaire principal(e), Service d’administration immobilière

Emplacement : 400, avenue Sainte-Croix, Saint-Laurent, province de Québec

Rôle :

L’analyste principal(e) bilingue est responsable de l’administration et de la supervision de l’entretien du cycle complet des contrats de location de magasins de détail partout au Québec. Ce poste bilingue sert de liaison clé entre les propriétaires, les services internes, les experts en assurance et les fournisseurs externes pour assurer la conformité aux modalités de location, la résolution des problèmes de location et d’entretien, la précision des coûts et le soutien des opérations en cours. Le ou la titulaire du poste doit posséder de solides compétences en interprétation des baux et une expertise en négociation et en collaboration interfonctionnelle pour maintenir l’excellence opérationnelle dans toutes les bannières de la province.

Responsabilités principales :

• Gestion des baux
• Surveiller et assurer le renouvellement et les modifications des baux en temps opportun, en collaboration avec les équipes de l’immobilier et de l’exploitation.
• Examiner et rapprocher les relevés de coûts du propriétaire (loyer, gestion des comptes clients, pourcentage de loyer, taxes) et négocier des frais équitables conformément aux dispositions du bail.
• Tenir à jour des données et des documents de location exacts, y compris les certificats de préclusion, les lettres de consentement et les avis de renouvellement.
• Effectuer des vérifications de bureau des frais d’entretien et de taxes de la zone commune et effectuer des examens approfondis au besoin.
• Administrer les programmes de vente au détail saisonniers (p. ex., les centres de jardinage) et coordonner les approbations municipales au besoin.
• Gestion du propriétaire et de l’entretien
• Agir à titre de personne-ressource principale pour les problèmes liés au propriétaire, y compris les problèmes de structure, le drainage, la toiture et les réparations dans les aires communes et internes.
• Examiner et approuver les rétrofacturations du propriétaire et les dépenses en capital; déterminer le partage des coûts et l’amortissement appropriés.
• Interpréter les obligations de location liées aux réparations et à l’entretien pour les propriétaires, le personnel du magasin, les experts en assurance et les autres intervenants.
• Gérer les réclamations d’assurance de biens en collaboration avec les experts en sinistres tiers et la gestion des risques.
• Surveillance de la fermeture de biens et des banques de services
• Superviser les processus de remise des baux et les fermetures de magasins, y compris la coordination des entrepreneurs et les inspections des propriétaires.
• S’assurer que les terrains et les bâtiments vacants sont entretenus avec des inspections, des aménagements paysagers et des protocoles de risque en place.
• Soutenir la gestion des propriétés à locataires multiples et des propriétés des banques de services de Shoppers Drug Mart/Pharmaprix, en assurant une exploitation efficace et la satisfaction des locataires.
  
  

• Collaboration interfonctionnelle
• Collaborer avec les services de construction, juridique, financier et d’entretien pour résoudre les différends, documenter les préoccupations relatives aux baux et rationaliser les opérations.
• Assurer la liaison avec les experts en assurances IndemniPro, les représentants municipaux et les intervenants internes pour gérer les questions liées aux biens et aux baux.
  

Exigences du poste :

• 3 à 5 ans d’expérience en administration de baux ou en gestion immobilière.
• Maîtrise du français et de l’anglais (tant à l’oral qu’à l’écrit) requis.
• Excellente compréhension des contrats de location, des obligations de maintenance, des charges de l’entretien des aires communes et du droit des biens.
• Connaissance des systèmes de bâtiment (CVCA, sécurité des personnes, drainage) et des processus de réclamation d’assurance.
• Études postsecondaires en immobilier, en administration des affaires, en études juridiques ou dans une discipline connexe.
• Excellentes compétences analytiques, interpersonnelles et de négociation.
• Grande capacité organisationnelle et capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs tâches complexes.
• Volonté de voyager dans la province, au besoin.
  
  

Our commitment to Sustainability and Social Impact is an essential part of the way we do business, and we focus our attention on areas where we can have the greatest impact. Our approach to sustainability and social impact is based on three pillars – Environment, Sourcing and Community – and we are constantly looking for ways to demonstrate leadership in these important areas. Our CORE Values – Care, Ownership, Respect and Excellence – guide all our decision-making and come to life through our Blue Culture. We offer our colleagues progressive careers, comprehensive training, flexibility, and other competitive benefits – these are some of the many reasons why we are one of Canada’s Top Employers, Canada’s Best Diversity Employers, Canada’s Greenest Employers & Canada’s Top Employers for Young People.

If you are unsure whether your experience matches every requirement above, we encourage you to apply anyway. We are looking for varied perspectives which include diverse experiences that we can add to our team.

We have a long-standing focus on diversity, equity and inclusion because we know it will make our company a better place to work and shop. We are committed to creating accessible environments for our colleagues, candidates and customers. Requests for accommodation due to a disability (which may be visible or invisible, temporary or permanent) can be made at any stage of application and employment. We encourage candidates to make their accommodation needs known so that we can provide equitable opportunities.

Please Note:

Candidates who are 18 years or older are required to complete a criminal background check. Details will be provided through the application process.

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