Coordonnateur(trice), Bureau de gestion de projet corporatif

Saviez-vous que VIA Rail a d’ambitieux projets de modernisation de ses services et de ses infrastructures? Qu'il s'agisse de notre nouvelle flotte de trains ultramodernes, ou de nos projets d'amélioration continue de nos infrastructures, nous préparons l'avenir du transport au Canada. Faire partie de VIA Rail c’est faire partie d’un effort collectif en mobilité durable.

Relevant de la directrice principale bureau de gestion de projet corporatif, le(la) coordonnateur(trice) aura pour principale responsabilité le support aux activités de coordination des programmes d’investissements majeurs de la corporation, l’exécution des mandats spéciaux du bureau de gestion de projets corporatif, en plus d’être une personne ressource pour l’équipe chargée de l’exécution de projet. Il ou elle apportera également un soutien administratif à la direction du bureau de gestion de projet corporatif.

Le(la) candidat(e) idéal(e) aura des bases solides en soutien à la direction, une attitude proactive et la capacité de gérer des priorités changeantes dans un milieu dynamique évoluant rapidement. En plus d’avoir des aptitudes développées en matière de résolution de problèmes et de jugement, le titulaire du poste doit faire preuve de créativité, de sens de l’initiative, de tact et d’une grande discrétion vis-à-vis des renseignements de nature très confidentielle et critique. La personne doit être en mesure de gérer son temps et d’établir l’ordre de priorité des affectations, en plus d’être en mesure d’interagir avec tous les échelons de la direction, au sein et à l’extérieur de l’entreprise, de manière aisée et adroite. Le titulaire doit disposer d’excellentes aptitudes à communiquer verbalement et par écrit, en plus d’avoir un excellent sens de l’organisation.

Responsabilités

• Assure la coordination pour la préparation et la tenue de comités directeur exécutifs pour tous les programmes d’investissements majeurs ainsi que la consolidation des documents et le partage des documents pour les conseils d’administration de la corporation.
• Effectue la révision des présentations et des procès-verbaux des réunions afin de maintenir un haut niveau de qualité.
• Gère les messages et les données sensibles et confidentiels avec tact et discrétion.
• Communique avec tous les échelons de la direction, au sein et à l’extérieur de l’entreprise, en faisant preuve d’un degré élevé de professionnalisme, de courtoisie et de diplomatie.
• Assure la préparation et la coordination des sessions de priorisation trimestrielles des initiatives d’investissements en capital. A ce titre, le(la) coordonnateur(trice) gère les demandes d’initiatives à prioriser dans le portail du bureau de projet corporatif, coordonne les sessions d’alignement avec les Exécutifs et les propriétaires de Portfolio (niveaux Directeurs) et prépare les dossiers pour présentations aux Chefs Exécutifs et au Président de VIA Rail.
• Analyse les dossiers pour en assurer la qualité et la conformité selon les règles en vigueur et travailler avec les propriétaires d’affaires pour effectuer les corrections nécessaires. Produire les rapports pour communiquer les résultats.
• Travaille de manière indépendante et au sein d'une équipe sur des projets spéciaux et en cours. Exerce les fonctions de chef de projet dans le cadre de projets spéciaux (p. ex. l’organisation d’événements, la planification et la coordination de présentations multiples ainsi que la diffusion d’information). Rédiger les appels d’offre lorsque requis et faire le suivi des budgets.
• Responsable de l’élaboration, du suivi et de la mise à jour des indicateurs de performance clés du tableau de bord équilibré de la fonction et fourni les mises à jour requises pour les indicateurs clés du plan stratégique VIAction 2030.
• Préparer les dossiers pour faire rayonner le Bureau de Projets Corporatif à l’interne et à l’externe en vue d’une mise à candidature pour le prestigieux concours du Bureau de Projet de l’Année du l’Institut de Gestion de Projet (PMI).
• Assure le suivi de la feuille de route de la fonction pour l’amélioration de la maturité organisationnelle en gestion de projet et coordonne les activités ainsi que les sessions de travail pour l’initiative de développement des compétences en gestion de projet.
• Offre son soutien à la directrice concernant la gestion de l’horaire en veillant à ce que les échéances clés soient saisies dans le cycle de planification et que les dates limites des réunions et des présentations soient respectées.
• Coordonne les rendez-vous et les activités spéciales; prévoit les réunions, les activités du service, les itinéraires et les arrangements pour les déplacements. Rédige les communications internes.
• Organise des réunions d’équipe, prépare l’ordre du jour, participe aux réunions, s’occupe du compte rendu et s’assure qu’un suivi est fait concernant les actions à prendre. Gère efficacement les documents et utilise avec aisance différentes technologies. Tient les archives à jour.
  
  

Requis

• 6 à 8 ans d’expérience dont 5 ans dans un rôle de coordonnateur/adjoint administratif dans un projet majeur et ce, pour un membre de la haute direction. Expérience auprès d'un Comité Exécutif et Conseil d'administration un atout.
• Bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (PowerPoint, Excel, Word et Outlook); connaissance de SharePoint. Capacité de chercher et d’apprendre à utiliser des technologies s’il y a lieu.
• Excellentes aptitudes à communiquer verbalement et par écrit dans les deux langues officielles.
• Aptitudes exceptionnelles en matière de planification, d’organisation, de gestion du temps et d’administration dans un milieu évoluant rapidement, tout en veillant au respect des échéances.
• Autonome et capable de réaliser le travail de sa propre initiative, avec une orientation ou une supervision limitée. Capable de prendre des décisions éclairées.
• Souple, capable de s’adapter au changement et aux priorités en évolution et de demeurer calme malgré la pression. Capable d’utiliser une gamme de pratiques pour mettre en œuvre des solutions novatrices afin de résoudre différents problèmes. En mesure de participer à la mise en œuvre fructueuse des changements.
• Capable de collaborer avec les membres de diverses équipes.
• Minutieux, capable d’accomplir facilement plusieurs tâches en même temps, d’établir les priorités et d’exécuter plusieurs activités concurrentes avec diligence et en portant attention aux détails.
  
  

#VIAPROF

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