Coordonnateur, recrutement et opérations / Recruiting and Operations Coordinator

Coordonnatrice en recrutement et opérations, Ressources humaines

Jubilant HollisterStier, une filiale de Jubilant Pharma Holdings Inc., est actuellement à la recherche d'une Coordonnatrice en recrutement et opérations pour rejoindre notre équipe!

Ce que nous offrons :

Ce que nous offrons :

Une culture qui valorise les opportunités de croissance et de développement professionnel, un salaire de base très concurrentiel, des régimes complets d’assurance médicale, dentaire et d’invalidité, un régime collectif d’épargne-retraite, ainsi que des programmes de santé et mieux-être. Jubilant HollisterStier est une entreprise en pleine croissance, avec des bureaux à Kirkland, Québec, et à Spokane, Washington. En tant qu'organisation intégrée de fabrication sous contrat, Jubilant HollisterStier est en mesure de fabriquer des produits injectables stériles, ainsi que des formes posologiques pharmaceutiques solides et semi-solides. Nos quatre installations en Amérique du Nord et en Inde offrent des services de fabrication spécialisés pour les secteurs pharmaceutique et biopharmaceutique. Jubilant HollisterStier est fière de faire partie de la famille Jubilant Pharma. Pour plus d’informations, visitez www.jublhs.com .

Nous continuerons, avec le plus grand respect de l’environnement et de la société, à créer de la valeur pour nos clients et partenaires en livrant des produits innovants et des solutions économiquement efficaces grâce à la croissance, à la rentabilité et à un investissement judicieux des ressources. Si vous êtes prêt(e) à relever un défi enrichissant, nous vous invitons à poser votre candidature dès aujourd’hui!

Jubilant Pharma Holdings Inc. et toutes ses filiales sont fières de la diversité de leur main-d'?uvre. Notre objectif est de refléter la diversité des patients et clients que nous servons. Nous offrons un environnement inclusif où nos employés peuvent s’épanouir et où les différences sont les bienvenues. En embrassant nos différences, nous créons des produits qui bénéficient à nos patients, nos clients et à la santé humaine en général.

Objectif du poste :

La Coordonnatrice en recrutement et opérations soutient les fonctions de recrutement et des opérations RH. Elle est responsable de l'intégration des nouvelles recrues, de la gestion des vérifications de références et des tests de dépistage, et agit en tant qu'experte en matière de processus RHIS (Système d'Information des Ressources Humaines). Elle aide à coordonner les offres verbales et écrites et fournit un soutien administratif à l'équipe RH dans son ensemble. Ce poste agit en tant qu'ambassadrice de l'équipe RH et est souvent le premier point de contact pour les questions des employés et des nouvelles recrues. Indeed

Responsabilités :

• Commander les vérifications de références et organiser les tests de dépistage/physiques pour les nouvelles recrues, surveiller leur réalisation et suivre les résultats. Utiliser son jugement en collaboration avec les partenaires RH lors de l'analyse des antécédents des candidats.
• Surveiller les formulaires des nouvelles recrues.
• Communiquer les offres verbales aux gestionnaires d'embauche; envoyer ou annuler les lettres d'offre écrites.
• Préparer les dossiers du personnel des employés.
• Assurer l'entrée en temps opportun et précise de toutes les transactions liées au RHIS pour les temporaires, les nouvelles recrues externes, les promotions/transferts internes et les remplacements de postes vacants.
• Coordonner et superviser le processus de demande d'employés temporaires en rencontrant les agences externes de manière hebdomadaire, en suivant les progrès et en relayant les besoins en personnel du gestionnaire d'embauche.
• Partager les informations des nouvelles recrues avec la paie en maintenant la documentation interne/externe, en assistant aux réunions de paie et en maintenant le suivi hebdomadaire.
• Traiter toutes les factures liées à l'intégration de manière opportune et s'assurer que le paiement est effectué.
• Administrer et suivre le programme de recommandation des employés.
• Assister à la préparation du matériel d'orientation des nouvelles recrues et présenter la section RH aux nouvelles recrues.
• Aider à la publication des offres d'emploi, à la présélection des CV et à la planification des entretiens pour les postes syndiqués et soutenir le recrutement pour les postes exemptés.
• Effectuer diverses tâches administratives telles que le classement, la commande de fournitures, la numérisation et les projets administratifs selon les besoins.
  
  
  

Interfaces clés :

• Interfaces externes :
• Public général
• Candidats
• Fournisseurs d'intégration
• Interfaces internes :
• Tous les départements et employés internes

Formation et expérience :

• Qualification en éducation (la plus élevée) :
• Diplôme d'études secondaires requis
• Expérience requise :
• Minimum de 1 à 3 ans d'expérience administrative en recrutement ou RH requise

Compétences requises :

• Connaissance de base des activités des ressources humaines.
• Maîtrise de Microsoft Word, Excel et PowerPoint.
• Vitesse de frappe d'au moins 50 mots par minute.
• Solides compétences en service à la clientèle.
• Capacité à maintenir une confidentialité stricte.
• Doit être autonome avec la flexibilité d'effectuer une variété de tâches, des plus simples aux plus complexes.
• Capacité à gérer plusieurs tâches, à établir des priorités et à changer rapidement de tâche est essentielle.
• Gestion des conflits et influence des résultats.
• Doit posséder de solides compétences en communication verbale et écrite et avoir l'expérience nécessaire pour interagir de manière professionnelle, diplomatique et confidentielle avec tous les niveaux du personnel.
• Doit être flexible et afficher une bonne attitude d'équipe.
  
  
  

Environnement de travail :

• Physique :
• Capacité à soulever 30 livres sans assistance.
• Activité répétitive : saisie au clavier.
• Poussée, traction et torsion.
• Position assise prolongée.
• Capacité à atteindre et à se pencher.
• Environnement :
• Doit être capable de déterminer s'il convient d'aider l'employé avec sa demande ou de le référer à un autre membre du département RH. Les tâches de travail ne seront pas toujours définies et structurées avant
  

Recruiting and Operations Coordinator, Human Resources

Jubilant HollisterStier, a subsidiary of Jubilant Pharma Holdings Inc., is currently recruiting for a Recruiting and Operations Coordinator to join our team!

What can we offer?

A culture that values opportunities for growth and professional development, a highly competitive base salary, comprehensive medical, dental, and disability insurance programs, a collective retirement savings plan, and health and wellness programs. Jubilant HollisterSteir is a fast-growing company with offices in Kirkland, Quebec, and Spokane, Washington. As an integrated contract manufacturing organization, Jubilant HollisterSteir has the capability to manufacture sterile injectable products, as well as solid and semi-solid pharmaceutical dosage forms. Our four facilities in North America and India offer specialized manufacturing services for the pharmaceutical and biopharmaceutical sectors. Jubilant HollisterSteir is a proud member of the Jubilant Pharma family. For more information, visit www.jublhs.com .

We will continue, with the utmost care for the environment and society, to enhance value for our customers and stakeholders by delivering innovative products and economically effective solutions through growth, profitability, and wise resource investment. If you are ready for a rewarding challenge, we invite you to take the first step and apply today!

Jubilant Pharma Holdings Inc. and all our subsidiaries take pride in the diversity of our workforce. Our goal is to have a workforce as diverse as the patients and customers we serve. We have an inclusive environment where our employees can thrive and where our differences are welcomed. By embracing our differences, we create products that benefit our patients, our customers, and human health in general.

Position Objective

The Recruiting and Operations Coordinator assists with the support functions of talent acquisition and HR operations, is responsible for the on-boarding of new hires through background screening and drug testing, is considered the subject matter expert on the HRIS Manage Hires process, helps coordinate verbal and written offers, and provides administrative support to the overall HR Team. This position acts as an ambassador for the HR Team and is often the first point of contact for employee and new hire questions. This position will conduct new hire orientation, job posting, resume screening, and candidate selections

Responsibilities

• Order background checks and arrange drug screens/physicals for new hires, monitor completion and track results. Use judgement in collaboration with HR Business partners when conducting candidate background analysis.
• Monitor new hire forms.
• Communicate verbal offers to hiring managers; send or rescind written offer letters.
• Prepare employee personnel files.
• Ensure timely and accurate entry of all HRIS related transactions for temps, external new hires, internal promotions/transfers, and vacancy backfills.
• Coordinate and oversee temporary employee requisition process by meeting weekly with external temp agencies, tracking progress, and relaying the hiring manager’s staffing needs.
• Share new hire information with payroll by maintaining internal/external documentation, attending payroll meetings, and maintaining weekly tracker.
• Process all invoices related to on-boarding in a timely matter and ensure payment is completed.
• Administer and track employee referral program.
• Will assist in running new hire orientation materials and presenting the HR section to new hires.
• Will assist with posting jobs, resume screening and routing, and interview scheduling for union positions and will help support hiring for exempt positions.
• Misc. clerical duties as assigned including filing, ordering supplies, scanning, and administrative projects as needed.
  
  
  

Key Interfaces

External Interfaces

• General Public
• Candidates
• Onboarding Vendors
  
  
  

Internal Interfaces

• All internal departments and employees
  
  
  

Education & Experience

Education Qualification (Highest)

• Secondary school diploma required
  
  
  

Experience Required

• Minimum 1-3 years of related recruiting or HR administrative experience required.
  
  
  

Skills Required

• Basic knowledge of human resources activity.
• Microsoft Word, Excel and PowerPoint.
• Typing speed of a minimum of 50 wpm.
• Strong customer service skills.
• Ability to maintain strict confidentiality.
• Must be self-starter with flexibility to perform a variety of duties from mundane to complex.
• Ability to multi-task, prioritize, and switch tasks quickly is essential.
• Managing conflict and influencing outcomes.
• Must possess strong verbal and written communication skills and have the experience to perform professionally, diplomatically and confidentially when interacting with all levels of staff.
• Must be flexible and display a good team attitude.
  
  
  

Working Environment

Physical

Vision Requirements:

¿ 14/14 Corrected Near-Point

¿ Pass Color Deficiency Test

¿ None

Other Physical Requirements:

• Ability to lift 30 pounds unassisted
• Repetitive activity: keyboarding
• Pushing, pulling and twisting
• Prolonged sitting
• Ability to reach and bend
  
  
  

Environmental

• Must be discerning in determining if they should be helping the employee with their request or referring them to another member of the HR department. Work tasks will not always be defined and structured prior to being given to the Coordinator. Must be able to determine an appropriate approach.
• Differing situations: search for solutions or new applications.
• To effectively assist other department members, the Coordinator must have solid problem-solving skills and provide input into project / task approaches.
• Subject to detailed instructions/established routines.
• Some independent thinking is required for this position, although it is a task-oriented position. Organizational approaches and thoughtful analysis of tasks is essential.
• Provides analysis, diagnosis or production tasks which noticeably impact end results.
• The efficiency and quality of the work provided by this position has a significant impact on the overall image and efficiency of the HR department. Strict confidentiality in this position is key.