Réceptionniste

The Receptionist ensures the proper functioning of the reception operations using the tools available and the procedures in place. The position requires confidentiality and data protection be respected at all times, especially when dealing with external calls and welcoming visitors. The receptionist must be present during the opening hours from 8 a.m. to 5 p.m. and be punctual (am, pm, lunch and breaks).

This person will be required to move around throughout the day (outside of the front desk) for various tasks on all floors – possibly assisting the team with coffee services and, if necessary, placing coffee/beverage orders and providing support to the facilities management team for related tasks.

Your future duties and responsibilities

• Serve as the company's first point of contact and promote a professional image at all times by greeting, registering and orienting members and visitors upon arrival.
• Answer phone calls (internal and external) and provide basic information if necessary, transferring calls to the appropriate person/department or taking a message.
• Manage meeting room bookings using Outlook and provide a timely resolution in the event of a conflict by liaising with Administrative Assistants.
• Provide CGI members and visitors with access cards based on security procedures in place and ensure follow-up.
• Maintain records including visitor logs, human resources and membership lists; etc.
• Other duties include: scanning documents, filing and archiving important documents online, creating service tickets (with the building or other vendors), assisting administrative assistants with certain administrative tasks if time permits, etc.
• Responsible for Conference Center (help with reservations, provide support to events, catering, check the cleanliness of the rooms, etc.).
• Provide support to 2 receptions on a daily basis (for breaks and lunch) and cover at the 2 receptions during vacations or absences
• Provide support to the Facility Management team
  
  

Required Qualifications To Be Successful In This Role

• Experience in business administration is an asset
• Ability to organize, multi-task and prioritize (an asset)
• Comfortable in a corporate environment and with senior management
• Experience with customer service and teamwork
• Resourcefulness and a good ability to solve problems in a fast-paced environment
• Bilingualism required both orally and in writing in French and English
• Good command of Microsoft Office tools (Word, Excel, PowerPoint)
  
  

Together, as owners, let’s turn meaningful insights into action.

Life at CGI is rooted in ownership, teamwork, respect and belonging. Here, you’ll reach your full potential because…

You are invited to be an owner from day 1 as we work together to bring our Dream to life. That’s why we call ourselves CGI Partners rather than employees. We benefit from our collective success and actively shape our company’s strategy and direction.

Your work creates value. You’ll develop innovative solutions and build relationships with teammates and clients while accessing global capabilities to scale your ideas, embrace new opportunities, and benefit from expansive industry and technology expertise.

You’ll shape your career by joining a company built to grow and last. You’ll be supported by leaders who care about your health and well-being and provide you with opportunities to deepen your skills and broaden your horizons.

At CGI, we recognize the richness that diversity brings. We strive to create a work culture where all belong and collaborate with clients in building more inclusive communities. As an equal-opportunity employer, we want to empower all our members to succeed and grow. If you require an accommodation at any point during the recruitment process, please let us know. We will be happy to assist.

Come join our team—one of the largest IT and business consulting services firms in the world.

Réceptionniste

Job Description

Le ou la réceptionniste s’assure du bon fonctionnement des activités de la réception au moyen des outils disponibles et des procédures en place. Le poste exige que la confidentialité et la protection des données soient respectées à tout moment, en particulier lorsqu’il s’agit de traiter des appels externes et d’accueillir des visiteurs et des visiteuses. Le ou la responsable de la réception doit être présent ou présente pendant les heures d’ouverture de 8h à 17h. Être ponctuel (am, pm, dîner et pauses).

Cette personne devra se déplacer tout au long de la journée (en dehors de la réception) pour diverses tâches sur tous les étages – possiblement apporter de l’aide à l’équipe pour les services de café et, au besoin, placer les commandes de café/breuvages et donner du support à l'équipe de gestion des établissements pour des tâches connexes.

Your future duties and responsibilities

• Servir de premier point de contact de l’entreprise et promouvoir une image professionnelle à tout moment en accueillant, en enregistrant et en orientant les membres et les visiteurs/visiteuses à leur arrivée;
• Répondre aux appels téléphoniques (internes et externes) et fournir des informations de base si nécessaire, transférer les appels à la personne/au service approprié ou prendre un message;
• Gérer les réservations des salles de réunion à l’aide d’Outlook et apporter une solution rapide en cas de conflit en assurant la liaison avec les adjoints administratifs/adjointes administratives;
• Offrir aux membres de CGI et aux visiteurs/visiteuses des cartes d’accès en fonction des procédures de sécurité en place et assurer un suivi;
• Tenir à jour les dossiers, notamment les registres des visiteurs, les listes des ressources humaines et des membres, etc.;
• Autres tâches, notamment : numériser divers documents, classer et archiver en ligne des documents importants, créer des billets de service (avec l’immeuble ou autres fournisseurs), aider les adjoints administratifs/adjointes administratives dans certaines tâches administratives si le temps le permet, etc.
• Responsable du centre de conférence (aide aux réservations, apporter un soutien aux événements, service de traiteur, vérifier la propreté des salles, etc.).
• Apporter un soutien à 2 réceptions au quotidien (pour les pauses et les dîners) et le remplacement aux 2 réceptions lors des vacances ou absences
• Apporter du soutien à l’équipe de Gestion des établissements
  
  

Required Qualifications To Be Successful In This Role

• Au moins deux ans de formation ou d’expérience en administration des affaires;
• Capacité à organiser, à faire plusieurs tâches à la fois et à prioriser (un atout);
• À l’aise dans un environnement d’entreprise et avec la haute direction
• Expérience avec le Service à la clientèle et le travail d’équipe
• Débrouillardise et une bonne capacité pour la résolution de problèmes dans un environnement dynamique
• Bilinguisme requis tant à l’oral qu’à l’écrit en français et en anglais
• Bonne maîtrise des outils bureautiques Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint);
  
  

Ensemble, en tant que propriétaires, mettons notre savoir-faire à l’œuvre.

La vie chez CGI est ancrée dans l’actionnariat, le travail d’équipe, le respect et un sentiment d’appartenance. Chez nous, vous pourrez exploiter votre plein potentiel parce que…

Nous vous invitons à devenir propriétaire dès le jour 1 alors que nous travaillons ensemble à faire de notre rêve une réalité. C’est pourquoi nous nous désignons comme associés de CGI, plutôt que comme employés. Nous tirons profit des retombées de notre succès collectif et contribuons activement à l’orientation et à la stratégie de notre entreprise.

Votre travail crée de la valeur. Vous élaborerez des solutions novatrices et développerez des relations durables avec vos collègues et clients, tout en ayant accès à des capacités mondiales pour concrétiser vos idées, saisir de nouvelles opportunités, et bénéficier d’une expertise sectorielle et technologique de pointe.

Vous ferez évoluer votre carrière en vous joignant à une entreprise bâtie pour croître et durer. Vous serez soutenus par des leaders qui ont votre santé et bien-être à cœur et qui vous permettront de saisir des occasions afin de parfaire vos compétences et élargir les horizons.

Chez CGI, nous reconnaissons la richesse que la diversité nous apporte. Nous aspirons à créer une culture à laquelle nous appartenons tous et collaborons avec nos clients pour créer des communautés plus inclusives. En tant qu’employeur qui prône l’égalité des chances pour toutes et tous, CGI veut donner à l’ensemble de ses membres les moyens de réussir et de s’épanouir. Si vous avez besoin d’un accompagnement spécifique durant le processus de recrutement et d’intégration, veuillez nous en informer. Nous serons heureux de vous aider.

Joignez-vous à nous, l’une des plus importantes entreprises de conseil en technologie de l’information (TI) et en management au monde.