Agent de soutien administratif

Sommaire des fonctions

Se rapportant au sous-chef:

• Planifier, organiser et coordonner le travail administratif du district, c'est-à-dire préparer et traiter des demandes administratives ayant trait notamment à la formation, aux ressources humaines, aux locaux, au matériel de bureau, à l'information, à la technologie, à la sécurité et à la planification stratégique.
• Gérer le compte pour éventualités et le système des avances en espèces, c'est-à-dire saisir les demandes de remboursement des dépenses et effectuer le rapprochement des montants dans le compte pour éventualités.
• Veiller à la sécurité du bureau de district, c'est-à-dire à l'accès des employés et des clients pendant les heures normales de travail.
• Gérer le parc automobile, c'est-à-dire coordonner l'entretien et la réparation des véhicules, consigner les dépenses de fonctionnement, établir un calendrier et y inscrire tous les prêts de véhicule.
• Coordonner les réparations ou les améliorations à apporter à l'immeuble, c'est-à-dire assurer la liaison avec la Gestion des installations, le responsable du fonctionnement de l'immeuble et les centres de décision et maintenir un mécanisme de communication efficace.
• S'assurer qu'il y a suffisamment de fournitures de bureau et en commander au besoin, tenir un inventaire et se débarrasser du mobilier et de l'équipement désuets et excédentaires.
• Aider l'agent technique régional de la GI/TI à effectuer diverses mises à niveau ou activités de maintenance ainsi qu'à chercher la cause des problèmes touchant le système d'exploitation standard du Service, les applications du réseau local et le matériel et à régler ces problèmes.
• Soutenir les agents de renseignement, c'est-à-dire faire des recherches sur divers sujets, analyser les informations venant de différences sources et utiliser les résultats de cette analyse pour rédiger des résumés, donner des avis et formuler des recommandations.
• Interpréter les politiques et fournir des avis sur des questions administratives et personnelles, c'est-à-dire assurer la liaison avec les centres de décision.
• Servir de personne-ressource, c'est-à-dire assurer la liaison avec les ministères, les organismes et les homologues au sein du gouvernement, le grand public ainsi qu'avec les entrepreneurs et les fournisseurs externes.
• Fournir des services d'ordre financier au district, c'est-à-dire analyser et préparer les factures, les demandes de remboursement de frais de voyage, les demandes de décaissement et toutes les autres demandes de paiement, les saisir dans le système et s'assurer qu'il y a suffisamment de fonds dans le budget pour payer les dépenses.
  
  
  
  

Les activités et responsabilités quotidiennes d’un agent de soutien administratif de niveau 5 aux bureaux du district de Terre-Neuve et du district du Nouveau-Brunswick visent à appuyer les opérations du personnel du district. Pour ce faire, l’agent coordonne et gère l’administration des services de courrier et d’expédition, traite les opérations financières et effectue la gestion de dossiers. Il répond également aux besoins des activités quotidiennes des équipes de la Gestion des installations, des Services centraux et de la Sécurité interne en plus de les coordonner, afin de soutenir les exigences nationales et régionales. De plus, l’agent de soutien administratif peut être appelé à faciliter et à coordonner la logistique quotidienne en appui aux activités et aux exigences techniques en matière de gestion de l’information et de technologie de l’information.

Études

• Baccalauréat et une (1) année d’expérience*, ou
• Diplôme d’études collégiales et deux (2) années d’expérience*, ou
• Diplôme d’études secondaires et trois (3) années d’expérience*.
  
  
  
  

Le baccalauréat/diplôme d’études doit provenir d’un établissement d’enseignement agréé reconnu au Canada. Si vous avez complété un programme d’études à l’extérieur du Canada, vous devez obtenir une attestation d’équivalence à vos frais auprès d’un établissement d’enseignement agréé reconnu au Canada.

Expérience

• Par expérience, on entend :
• Expérience de la prestation de services de soutien administratif.
• Expérience de la planification et de la coordination d’activités administratives interreliées, par exemple la gestion d’un parc automobile, le suivi de budgets et des dépenses imprévues, la gestion d’une salle de courrier et le soutien aux équipes des installations ou des technologies de l’information.
• Expérience de la communication avec les gestionnaires et le personnel de tous les niveaux.
• Expérience de la prestation de services à la clientèle.
  
  
  
  

Compétences

• Adaptabilité/Flexibilité
• Travail d’équipe
• Communication
• Capacité d’organisation/Habileté pour la multiplicité des tâches
• Professionnalisme
• Rigueur
  
  
  
  

Conditions d'emploi

Posséder et maintenir un permis de conduire canadien valide et permanent pour la durée de l'emploi dans ce poste.

Remarques

• Cette possibilité de carrière est ouverte uniquement aux résidents des provinces de l’Atlantique.
• Bien que nous continuions à explorer les possibilités d’un régime de travail flexible, la majorité du travail dans notre organisation doit être effectué au bureau et ne peut pas être accompli à la maison.
• Si vous avez besoin d’accommodement pendant le processus de recrutement, veuillez le mentionner au représentant RH.
• Il y a sous-représentation des personnes handicapées et des peuples autochtones au poste visé par le présent processus. Les personnes qui appartiennent à l’un de ces groupes sont invitées à le déclarer dans leur lettre de présentation, car cette information pourrait être utilisée dans le processus de sélection.
• Une vérification des références sera effectuée dans le cadre de l’évaluation.
  
  
  
  

Lien de référence

• Échelle salariale
  
  
  
  

Exigences liées à la sécurité

Les candidats doivent satisfaire aux exigences liées à l’obtention d’une cote de sécurité « très secret approfondi ». Ils seront assujettis à une entrevue de sécurité, à un test polygraphique et à une enquête sur leurs antécédents qui comprend des vérifications financières et de crédit. La consommation de drogues illégales est une infraction criminelle. L’utilisation de drogue est considérée comme un facteur important dans l’évaluation de votre fiabilité et votre admissibilité au cours du processus de sélection. De ce fait, il est important de ne consommer aucune drogue illégale à compter du moment où vous présentez votre candidature.

Autres

Important

Les candidats doivent clairement indiquer comment ils rencontrent chaque critère d’éducation et d’expérience dans leur application au moment où ils postulent, faute de quoi leur candidature ne sera pas retenue pour cette possibilité de carrière.

Le SCRS est un employeur distinct qui n'est pas assujetti à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) . À ce titre, le SCRS a son propre système de classification, de rémunération et processus de dotation. En soi, nous employons un processus de recrutement et une terminologie différente.

Le SCRS est résolu à constituer un effectif véritablement représentatif de la population canadienne qu’il sert, ce qui implique de créer un milieu de travail qui reflète la diversité et l’inclusion. Pour ce faire, il lui est nécessaire d’accroître à tous les niveaux de l’organisation la représentation des groupes visés par l’équité en matière d’emploi, c’est-à-dire les personnes handicapées, les minorités visibles, les peuples autochtones et les femmes, et ce, grâce à l’embauche et à des pratiques de gestion des talents. Le Service veillera également à prendre les mesures d’adaptation adéquates (p. ex. matériel spécialisé ou modifications physiques au milieu de travail) pour que tous les candidats qui possèdent les qualifications requises puissent postuler. À l’appui de la création d’un effectif plus diversifié et qualifié, le Service encourage fortement les personnes qui font partie d’un ou de plusieurs groupes visés par l’équité en matière d’emploi de le déclarer au moment de postuler un poste.

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation en lien avec un handicap, veuillez-nous en informer dès le début du processus de sélection. Cette information restera confidentielle.

Au Canada, les bureaux du SCRS sont situés sur diverses terres traditionnelles et ancestrales. Dans un esprit de réconciliation, nous reconnaissons tous les peuples autochtones au Canada et leur liens avec ces terres.

Les renseignements personnels sont protégés conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels . Ils seront conservés dans la banque de données personnelles SR PPU 025.

Nous remercions tous ceux qui poseront leur candidature. Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus.

Le masculin a été employé pour alléger le texte.

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