Adjoint(e) de direction principal(e)

Job Description

Relevant de la Gestionnaire des services administratifs et soutenant le Vice-président, Opérations, l'adjoint(e) de direction principal(e) travaillera en collaboration avec l’équipe de projet intégré et les équipes fonctionnelles de Davie.

Plus spécifiquement, vous aurez à :

• Gérer l’agenda, les rendez-vous et les appels du Vice-président, Opérations
• Organiser les déplacements et l’hébergement
• Prendre en charge la logistique des réunions, les réservations de salles, les procès-verbaux et le suivi du calendrier
• Assister à la préparation de présentations PowerPoint, tableus Excel, etc
• Compiler diverses statistiques, rédiger des rapports et tenir à jour les données relatives aux services
• Assurer le suivi des actions convenues par les équipes
• Tenir à jour les dossiers et le classement
• Traiter les comptes de dépenses
• Répondre aux demandes d’information, préparer la documentation nécessaire et assurer les mesures de suivi
• Fournir un soutien administratif pour la mise en page, la révision grammaticale, le suivi de la traduction et l’adaptation de divers documents selon les normes de Davie
• Assurer la gestions des fournitures de bureau
• Effectuer toute autre tâche connexe à la demande du Vice-président, Opérations
• Assister le Vice-président - Alignement d'affaires et le Vice-président - Services aux projets.
  
  
  

Exigences

• Diplôme en secrétariat ou en administration des affaires
• Minimum de cinq (5) ans d’expérience pertinente dans un poste similaire ou un autre poste pertinent
• Excellent français, tant à l’oral qu’à l’écrit
• Excellent anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, nécessaire pour les interactions avec les collègues, les partenaires et les clients anglophones
• Bon jugement et capacité supérieure à travailler efficacement avec un minimum de directives
• Capacité à prendre des initiatives pour anticiper les besoins et les changements
• Conduite professionnelle irréprochable
• Maîtrise des logiciels MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Bon sens des priorités et capacité à travailler sur plusieurs projets simultanément
• Capacité à communiquer, à vulgariser et à synthétiser les informations
• Autonomie
• Grande discrétion
• Disponibilité à répondre à d'occasionnelles priorités ou urgences en dehors des heures d'affaires normales.
• Réussir le processus d’enquête et d’obtention de l’attestation de sécurité exigée dans le cadre du Programme de sécurité des contrats du gouvernement fédéral.