Adjointe exécutive - Executive Assistant

À propos de Christie

Au service de l’imagerie médicale depuis 1954, Christie Innomed développe, distribue, intègre et soutient des solutions et produits innovants qui améliorent la performance des établissements de santé au Canada dans les domaines de l’imagerie médicale et des solutions en TI de santé.

Christie Innomed est aujourd’hui un leader en imagerie et en informatique médicale, avec plus de 250 spécialistes au service de plus de 1 500 hôpitaux et cliniques à travers le Canada.

Description Du Poste

Poste hybride combinant les fonctions d’adjoint(e) de direction et de coordination, situé au cœur de l’équipe de direction (« Enabling Team »). Cette personne assure le bon déroulement du rythme de gestion de l’entreprise — réunions hebdomadaires, rencontres trimestrielles, forums des gestionnaires, assemblées générales (« town halls ») et événements — tout en offrant un soutien direct au président-directeur général (PDG), notamment dans la coordination avec les parties prenantes externes. Le rôle existe pour permettre aux dirigeants de consacrer leur temps au leadership et à la prise de décisions plutôt qu’à la coordination. La réussite dans ce poste exige une personne exceptionnellement organisée, discrète, proactive et orientée vers le service.

Principales responsabilités

Soutien exécutif au PDG

• Gérer l’agenda du PDG, la planification de ses rencontres et ses déplacements; protéger et prioriser efficacement son temps.
• Coordonner les communications avec les parties prenantes externes au nom du PDG, notamment la planification des rencontres, la correspondance et les suivis.
• Préparer et rassembler les documents d’information, les présentations et les documents préparatoires pour les réunions et engagements du PDG.
• Assurer le suivi des engagements et des éléments d’action du PDG jusqu’à leur réalisation.
• Traiter les informations confidentielles et sensibles avec discrétion et discernement.

Coordination de l’équipe de direction et du calendrier des réunions

• Coordonner la logistique de toutes les réunions et séances de l’équipe de direction : réunions hebdomadaires de leadership (Level 10), rencontres trimestrielles, forums des gestionnaires, assemblées générales, réunions des ventes, réunions de leadership du service, etc., incluant la planification, les invitations, les salles et technologies, la participation et la documentation.
• Coordonner de bout en bout les événements de ventes et marketing ainsi que les salons professionnels, en partenariat avec le ou la responsable Marketing et Communications : logistique des lieux et fournisseurs, inscriptions, matériel promotionnel, expédition, déplacements et préparation sur place.
• Agir à titre de secrétaire lors du segment structuré de résolution de problèmes des réunions hebdomadaires de leadership, en documentant les enjeux, décisions et actions à entreprendre.
• Préparer et distribuer les ordres du jour et documents préparatoires selon un calendrier constant et fiable.
• Assurer le suivi des actions et responsabilités découlant des réunions et faire les relances nécessaires jusqu’à leur clôture.
• Fournir un soutien administratif et de coordination partagé à tous les membres de l’équipe de direction.

Coordination des communications

• Coordonner la logistique et la diffusion des communications internes, dont le contenu est fourni par les équipes Marketing et Communications ou Talent et Culture.
• Coordonner les communications et la correspondance externes au nom du PDG et de l’équipe de direction.

Gestion du bureau et accueil

• Veiller à ce que les bureaux soient prêts à accueillir les invités et visiteurs importants.
• Assurer la coordination générale du bureau et les activités quotidiennes d’accueil afin de garantir le bon fonctionnement du milieu de travail.

Relations de travail clés

• Relevant directement du président et chef de la direction (PDG).
• Travaille quotidiennement avec l’ensemble de l’équipe de direction, notamment les secteurs Finances, Imagerie médicale, Solutions TI en santé, Opérations, Excellence client et Gouvernance d’entreprise, Talent et Culture, ainsi que Marketing et Communications.
• Interagit avec les parties prenantes externes, partenaires, fournisseurs et visiteurs au nom du PDG et de l’équipe de direction.

Qualifications Et Profil Recherchés

• Plus de 10 ans d’expérience dans un rôle d’adjoint(e) de direction ou de coordination, idéalement auprès de dirigeants de haut niveau.
• Bilinguisme français-anglais requis.
• Excellentes compétences organisationnelles; capacité à gérer plusieurs priorités et agendas simultanément tout en portant attention aux détails.
• Grande discrétion et fiabilité dans la gestion d’informations confidentielles et sensibles.
• Attitude calme, proactive et orientée vers le service; aisance à assurer le suivi auprès de cadres supérieurs et de partenaires externes afin de respecter les échéances.
• Expérience en coordination d’événements corporatifs et de salons professionnels considérée comme un atout.
• Maîtrise de Microsoft Office et des outils de collaboration; capacité à apprendre rapidement les outils de gestion et de réunion utilisés par l’équipe.

Comment appliquer

Ce défi vous intéresse? N’hésitez plus, et soumettez votre candidature! Veuillez acheminer votre candidature à : ***email_hidden***.

Chaque candidature sera considérée. Veuillez noter que seuls les candidats retenus seront contactés.

Christie Innomed développe, distribue, intègre et soutient des solutions et produits innovants qui améliorent la performance des institutions de santé du Québec et du Canada, dans les domaines de l’imagerie médicale et des solutions de gestion des informations.

Les professionnels de Christie Innomed assistent les hôpitaux et cliniques dans l’optimisation de leurs technologies d’imagerie médicale et dans l’amélioration globale de leur performance en matière de dépistage, de diagnostic et de traitement des problèmes de santé de leur clientèle.

Afin d’en savoir plus, veuillez visiter notre site web : www.christieinnomed.com

Dans ce document, l’emploi du masculin pour désigner des personnes n’a d’autres fins que celle d’alléger le texte.

About Christie

Serving the medical imaging industry since 1954, Christie Innomed develops, distributes, integrates, and supports innovative solutions and products that enhance the performance of healthcare institutions across Canada in the fields of medical imaging and healthcare IT solutions.

Today, Christie Innomed is a leader in medical imaging and healthcare informatics, with more than 250 specialists serving over 1,500 hospitals and clinics across Canada.

Position Overview

This hybrid Executive Assistant and Business Coordinator role sits at the center of the Enabling Team (Executive Team). The position ensures the company’s leadership cadence runs smoothly—including weekly meetings, quarterly sessions, people leader forums, town halls, and events—while providing direct support to the President & CEO, including coordination with external stakeholders.

The role exists so leaders can spend their time leading and making decisions rather than coordinating. Success in this position requires an exceptionally organized, discreet, proactive, and service-oriented professional.

Key Responsibilities

Executive Support to the CEO

• Manage the CEO’s calendar, meeting schedule, and travel arrangements; protect and prioritize the CEO’s time effectively.
• Coordinate communications with external stakeholders on behalf of the CEO, including meeting scheduling, correspondence, and follow-up.
• Prepare and compile briefing materials, presentations, and pre-read documents for the CEO’s meetings and engagements.
• Track the CEO’s commitments and action items through completion.
• Handle confidential and sensitive information with discretion and sound judgment.

Executive Team Coordination and Meeting Cadence Management

• Coordinate logistics for all executive team meetings and sessions, including weekly leadership (Level 10) meetings, quarterly sessions, people leader forums, town halls, sales meetings, service leadership meetings, and others. Responsibilities include scheduling, invitations, room and technology setup, attendance tracking, and meeting materials.
• Coordinate sales and marketing events and trade shows from start to finish in partnership with the Head of Marketing & Communications, including venue and vendor logistics, registrations, promotional materials, shipping, travel arrangements, and onsite readiness.
• Serve as scribe during the structured problem-solving portion of weekly leadership meetings, documenting issues, decisions, and action items.
• Prepare and distribute agendas and pre-read materials according to a consistent and reliable schedule.
• Monitor meeting action items and responsibilities, ensuring timely follow-up and completion.
• Provide shared administrative and coordination support to all members of the executive team.

Communications Coordination

• Coordinate the logistics and distribution of internal communications, with content provided by the Marketing & Communications or Talent & Culture teams.
• Coordinate external communications and correspondence on behalf of the CEO and the executive team.

Office Management and Hospitality

• Ensure the office is prepared to host important guests and visitors.
• Oversee general office coordination and day-to-day hospitality activities to ensure a smooth and professional workplace environment.

Key Working Relationships

• Reports directly to the President & Chief Executive Officer (CEO).
• Works closely with the entire executive team on a daily basis, including Finance, Medical Imaging, Healthcare IT Solutions, Operations, Customer Excellence & Enterprise Governance, Talent & Culture, and Marketing & Communications.
• Interacts with external stakeholders, partners, vendors, and visitors on behalf of the CEO and executive team.

Qualifications And Profile

• 10+ years of experience in an executive assistant or coordination role, ideally supporting senior executives.
• Bilingualism in French and English is required.
• Exceptional organizational skills, with the ability to manage multiple priorities and calendars simultaneously while maintaining close attention to detail.
• Demonstrated discretion and trustworthiness in handling confidential and sensitive information.
• Calm, proactive, and service-oriented approach, with the ability to follow up effectively with senior leaders and external partners to meet deadlines.
• Experience coordinating corporate events and trade shows is considered an asset.
• Proficiency with Microsoft Office and collaboration tools; ability to quickly learn the team’s operational and meeting-management systems.

How To Apply

Interested in this opportunity? Don’t hesitate and submit your application! Please send your resume to: ***email_hidden***.

Every application will be considered. Please note that only selected candidates will be contacted.

Christie Innomed develops, distributes, integrates, and supports innovative solutions and products that improve the performance of healthcare institutions across Quebec and Canada in the fields of medical imaging and information management solutions.

Christie Innomed professionals support hospitals and clinics in optimizing their medical imaging technologies and improving their overall performance in screening, diagnosis, and treatment processes for their patients.

To learn more, please visit our website: www.christieinnomed.com

In this document, the masculine form is used solely for the purpose of simplifying the text.