Technicien en administration

Technicien ou technicienne en administration

PAX Habitat

500, rue St-Charles-Borromée Nord, Joliette (Québec) J6E 8K6

L'organisation

PAX Habitat, à Joliette dans Lanaudière, est un milieu de vie intergénérationnel unique et abordable où cohabitent des personnes aînées, religieuses et laïques, et où grandissent les enfants d'un centre de la petite enfance (CPE). Les personnes aînées à faible et à modeste revenu peuvent y vivre jusqu'à la fin de leurs jours, en recevant les soins et l'attention qu'appelle l'évolution de leurs besoins. Inauguré en 2023 sur le terrain d'un ancien monastère reconverti, ce milieu ouvert sur la communauté favorise la mixité des profils et accueillera bientôt des organismes communautaires et des logements étudiants.

Notre travail s'appuie sur six valeurs : le respect, l'implication citoyenne, la bienveillance, le respect de la terre, l'innovation et la diversité.

Le poste

Vous cherchez un rôle central, au carrefour de bien des choses? Chez PAX Habitat, la personne qui occupe ce poste est un véritable pivot de l'équipe administrative. Elle assiste les professionnels et les gestionnaires dans leurs fonctions, et accomplit un ensemble de tâches administratives selon des méthodes et des procédures établies. Concrètement : organiser les réunions et en rédiger les comptes rendus, mettre en forme nos documents, garder nos dossiers et nos bases de données à jour, participer au développement de nos outils de suivi et d'aide à la gestion, et donner un bon coup de main autant à l'accueil qu'auprès de nos résidents.

C'est un poste pour une personne organisée, autonome et rigoureuse, qui aime que les choses tournent rond et qui a le souci des gens, en particulier des personnes aînées.

Rôle et responsabilités

Administration

• Effectuer la saisie de données, produire des rapports et maintenir à jour les systèmes de gestion administrative ainsi que les différentes bases de données
• Participer à l'ouverture des dossiers des résidents et des employés et assurer le suivi des documents requis
• Collaborer à la mise à jour de la certification
• Mettre à jour les documents administratifs et les statistiques
• Participer au renouvellement des baux
• Recevoir les demandes de réparation et d'entretien et les transmettre dans le système de gestion des réquisitions
• Préparer l'horaire de travail des contributeurs à la réception, en collaboration avec le mobilisateur communautaire
• Produire à l'occasion des visuels (Canva) pour les communications internes destinées aux résidents
• Effectuer la mise à jour des registres de contrôle des clés, des puces d'accès et autres dispositifs

Secrétariat

• Assumer les tâches de secrétariat de l'équipe administrative
• Planifier et organiser les différentes réunions et rédiger les comptes-rendus
• Standardiser et uniformiser les documents, formulaires, politiques, procédures, dépliants et guides nécessaires au bon fonctionnement de l'organisation
• Apporter un soutien clérical aux résidents et au personnel pour les loisirs
• Participer aux projets de l'organisation nécessitant un soutien administratif
• Effectuer le classement et l'archivage pour l'équipe administrative
• Assurer le suivi de l'inventaire des fournitures de bureau et effectuer les commandes nécessaires dans le respect du budget établi

• Répondre aux demandes de renseignements
• Mettre à jour la liste d'attente et en assurer le suivi, en collaboration avec le mobilisateur communautaire
• Recevoir et trier le courrier et les colis

Autres

• Assurer la mise à jour de ses compétences
• Fournir une assistance de base en situation de crise ou d'urgence, s'il y a lieu
• Assumer toute autre responsabilité à la demande de son supérieur immédiat dans le cadre général de ses fonctions

Exigences

• Diplôme d'études collégiales (DEC) en administration ou formation équivalente
• Minimum de cinq (5) ans d'expérience dans un poste similaire
• Maîtrise des logiciels de la suite Microsoft Office, notamment Word et Excel avancé
• Expérience en rédaction de procès-verbaux et de comptes rendus
• Orientation vers les personnes aînées, un atout
• Excellentes aptitudes à communiquer, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Confidentialité, discrétion et rigueur professionnelle
• Capacité à évoluer dans un contexte de changement et grande flexibilité
• Sens des responsabilités, de l'organisation et de l'autonomie

Conditions

• Poste permanent à temps plein, 37,5 h par semaine
• Horaire de jour
• Salaire : de 26,73 $ à 31,48 $ l'heure

Avantages

• Congés payés
• Heures d'arrivée et de départ flexibles
• Nourriture à prix réduit
• Stationnement sur place
• Tenue décontractée
• Gym sur place

Pour postuler

Faites parvenir votre curriculum vitæ à ***email_hidden***. La lettre de présentation n'est pas exigée, mais elle est fortement recommandée.