Account Coordinator

COORDINATEUR(TRICE) DE COMPTES // ACCOUNT COORDINATOR

*ENGLISH VERSION BELOW

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Description de l'entreprise

Fondée en 2001, XN conçoit des solutions d’assurance qui protègent des milliers de membres et de familles dans le monde entier. Avec nos courtiers partenaires, nous nous efforçons constamment de développer des solutions de gestion des risques qui répondent mieux aux besoins des expatriés et des entreprises ayant des activités internationales.

DESCRIPTION DE POSTE

Dans le cadre de son développement, XN Services Financiers (Canada) Inc., une société du Groupe Henner est actuellement à la recherche d’un(e) Coordinateur(trice) de Comptes pour rejoindre l’équipe Santé.

Le ou la Coordonnateur(trice) de comptes soutient l’équipe en gérant les demandes des courtiers et partenaires, en assurant le suivi des dossiers et en préparant la documentation des polices. Il ou elle contribue aux renouvellements, aux nouvelles affaires et au maintien de dossiers clients exacts, tout en collaborant avec les équipes internes pour garantir une gestion efficace des polices.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Assister les gestionnaires de comptes dans les relations avec les courtiers, partenaires et clients.
• Traiter et suivre les demandes afin d’assurer une résolution rapide et précise.
• Gérer l’escalade des dossiers complexes et en assurer le suivi jusqu’à leur résolution.
• Préparer et mettre à jour la documentation des polices (avenants, livrets, etc.).
• Collaborer avec la souscription, les sinistres, la finance et les autres équipes internes.
• Participer aux renouvellements en collectant les informations nécessaires et en coordonnant les étapes internes.

COMPÉTENCES REQUISES

• Solides compétences administratives et organisationnelles.
• Connaissance de la terminologie d’assurance et des structures de polices.
• Excellentes aptitudes en communication, écoute active et relations interpersonnelles.
• Grande rigueur dans la documentation et la saisie de données.
• Capacité à gérer plusieurs échéances dans un environnement dynamique.

FORMATION ET EXIGENCES REQUISES

• Diplôme d’études collégiales (DEC) ou baccalauréat en administration, assurance, gestion ou domaine connexe.
• 1 à 3 ans d’expérience en administration, service à la clientèle ou coordination, idéalement dans le secteur de l’assurance ou des services financiers.
• Expérience avec la documentation contractuelle, la gestion de dossiers et le traitement de demandes clients ou partenaires.
• Aisance avec les outils informatiques et les systèmes de gestion de polices (un atout).
• Le bilinguisme anglais/français est indispensable.

CONDITIONS D’EMPLOI

• Localisation du poste : Formule hybride (après la période d’essai) | 3 jours au bureau/semaine, Montréal, Québec ou Thornhill, Ontario
• Horaire : 37,5 heures/semaine [8 h 30 à 17 h]
• Durée : Poste permanent
• Salaire : Selon l’expérience
• Avantages sociaux : Assurance Collective et Programme de REER Collectif

INFORMATIONS ADDITIONNELLES

Prérequis :

• Connaissance sommaire de l’entreprise www.xn.com.
• Minimum d’une référence d’emploi.

Processus de recrutement :

• Faites parvenir les CV à l’attention de l’équipe RH [***email_hidden***].

Pas d’appel téléphonique

* Nous communiquerons uniquement avec les candidats retenus pour une entrevue.

ACCOUNT COORDINATOR: XN WORLDWIDE INSURANCE

Company Description

Founded in 2001, XN Worldwide Insurance specializes in creating tailored insurance solutions to protect expatriates, multinational companies, and their families worldwide. Partnering closely with brokers and clients, XN focuses on personalized risk management for international needs. Acquired by the Henner Group in 2011, XN is now a leading global provider of expatriate insurance and administrative platforms for healthcare and property & casualty solutions. By choosing XN, clients gain security, peace of mind, and long-term support.

JOB SUMMARY

To support its growth, XN Financial Services (Canada) Inc., a Henner Group Company is currently looking for a motivated Account Coordinator to join the Healthcare Team. The Account Coordinator supports the team by managing broker and partner inquiries, tracking cases, and preparing policy documentation. They contribute to renewals, new business onboarding, and the maintenance of accurate client records, while collaborating with internal teams to ensure efficient policy administration.

MAIN DUTIES AND RESPONSIBILITIES

• Support the Account Manager Team by managing broker, partner, and client inquiries professionally and promptly.
• Handle and follow up on broker and partner queries to ensure accurate, timely resolution.
• Assist with internal escalation of complex issues and track them to resolution.
• Prepare and maintain policy documentation, including endorsements and member materials.
• Support the renewal process by gathering information and coordinating with stakeholders.
• Maintain accurate, up-to-date records for a block of business.

SKILLS AND COMPETENCIES

• Strong administrative and organizational skills.
• Knowledge of insurance terminology and policy structures.
• Excellent communication, active listening and interpersonal skills.
• Accuracy in documentation and data entry.
• Strong organizational skills, particularly in managing priorities.
• Ability to manage multiple deadlines in a fast-paced environment.

EDUCATION AND EXPERIENCE

• College diploma or bachelor’s degree in administration, insurance, business management, or a related field.
• 1 to 3 years of experience in administration, customer service, or coordination, ideally within the insurance or financial services sector.
• Experience with contract documentation, file management, and handling client or partner requests.
• Proficiency with computer tools and familiarity with policy administration systems (an asset).
• Bilingual (English/French) is an imperative.

EMPLOYMENT TERMS AND CONDITIONS

• Location: Hybrid (after probation period) | 3 days at the office, Montreal, Quebec or Thornhill, Ontario
• Schedule: Full-time – 37.5 hours/week [8.30 am to 5 pm]
• Salary range: Commensurate to experience
• Group benefits: Group insurance, Group RRSP program and other competitive perks

ADDITIONAL INFORMATION

Prerequisite:

• Cursory knowledge of the organization by visiting our website www.xn.com;
• Minimum of 1 job reference;

Application Process:

• Resumes must be forwarded to the attention of the HR Team [***email_hidden***].

No phone calls

* We thank all candidates for their interest: however, we will only communicate with those retained for interviews.